Software Mind Document Flow Management stanowi wsparcie dla innych systemów informatycznych pracujących w organizacji, w tym również może współpracować z innym systemem do zarządzania dokumentami, rozszerzając ich zakres funkcjonalny. System umożliwia implementację wielu różnych procesów w zależności od rodzajów dokumentów przez niego obsługiwanych.
Krzyści z wdrożenia Software Mind Document Flow Management:
- poprawa jakości obsługi klientów przedsiębiorstwa
- kontrola nad dokumentami związanymi z procesem obsługi klientów przedsiębiorstwa
- kontrola nad dokumentami wytworzonymi w toku wewnętrznych procesów przedsiębiorstwa
- wspomaganie i usprawnienie procesu obiegu dokumentów
- utrzymywanie dokumentów w jednym systemie
- minimalizacja dokumentów papierowych w obiegu
- automatyzacja archiwizacji dokumentów w zewnętrznym systemie zarządzania dokumentami
System składa się z głównych modułów:
- moduł obsługi Biura Podawczego
- moduł obsługi Jednostki Merytorycznej
- moduł obsługi Jednostki Zarządzającej
- moduł zarządczy i raportowy
- moduł administracyjny
- moduł integracji z systemami zewnętrznymi
Software Mind Document Flow Management wspiera:
- możliwość obsługi danego typu dokumentu inną ścieżką (innym procesem)
- wprowadzane dokumentów do systemu przez wiele różnych jednostek organizacyjnych
- pełną kontrolę czasu obsługi dokumentu (SLA)
Obieg dokumentu realizowany przez następujące etapy:
- etap wprowadzania dokumentu
- etap uzupełniania podstawowych informacji dotyczących dokumentu (jednostka wprowadzająca)
- etap przekazania dokumentu do innej jednostki lub pracownika
- etap opisu merytorycznego dokumentu (uzupełniania szczegółowych informacji przez pracowników zespołów merytorycznych)
- etap akceptacji dokumentu (pierwszorzędnej i drugorzędnej)
- etap kontroli formalnej dokumentu
- etap kontroli poprawności opisów dokumentu
- etap odrzucenia dokumentu do uzupełnienia opisu (przesyłania do wyjaśnienia)
- etap zamknięcia i archiwizacji dokumentu